|
UBND TỈNH QUẢNG NGÃI
VĂN PHÒNG
|
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY CHẾ
Làm việc của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi
(Ban hành kèm theo Quyết định số 51/QĐ-VP ngày 02 tháng 10 năm 2006 của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)
Chương I
NGUYÊN TẮC CHUNG
Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của Văn phòng UBND tỉnh.
2. Chánh, Phó Văn phòng UBND tỉnh; Trưởng các phòng, đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức Văn phòng UBND tỉnh và các tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc với Văn phòng UBND tỉnh chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.
Điều 2. Văn phòng UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là Văn phòng) thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Quyết định số 138/2005/QĐ-UBND ngày 24/12/2005 và Quy chế làm việc của UBND tỉnh tại Quyết định số 46/2006/QĐ-UBND ngày 21/8/2006 của UBND tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 3. Chánh Văn phòng chỉ đạo chung hoạt động của các phòng, các đơn vị trực thuộc Văn phòng; Trưởng các phòng, đơn vị trực chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Phó Văn phòng phụ trách trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định; công chức, viên chức chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của Trưởng phòng, đơn vị.
Chương II
PHẠM VI TRÁCH NHIỆM, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA
CHÁNH, PHÓ VĂN PHÒNG
Điều 4. Chánh Văn phòng
1. Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về việc lãnh đạo, tổ chức điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức đã được qui định tại Nghị định số 136/2005/NĐ-CP ngày 08/11/2005. Thực hiện chức trách của thủ trưởng cơ quan theo quy định của pháp luật, được Chủ tịch ủy quyền giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Chủ tịch.
2. Chánh Văn phòng phân công các Phó Văn phòng phụ trách một số lĩnh vực, các phòng, đơn vị; nếu Chánh Văn phòng đi công tác vắng thì uỷ quyền cho một Phó Văn phòng giải quyết, xử lý công việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng.
3. Chánh Văn phòng thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch uỷ quyền.
Điều 5. Phó Văn phòng
l. Phó Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và lãnh đạo UBND tỉnh về các công việc được phân công; theo dõi, đôn đốc hoạt động của ngành thuộc phạm vi được phân công thực hiện các quyết định của UBND tỉnh có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, kịp thời phát hiện và đề xuất với UBND tỉnh những vấn đề cần chỉ đạo, giải quyết.
2. Phó Văn phòng làm việc trực tiếp với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND tỉnh để báo cáo, trao đổi thống nhất hoặc tham mưu, đề xuất các nội dung, công việc liên quan. Trong truờng hợp cần có sự chỉ đạo chung, báo cáo với Chánh Văn phòng để chỉ đạo thực hiện. Phối hợp với các Phó Văn phòng khác trong việc giải quyết những công việc thuộc phạm vi mình phụ trách, nếu bàn bạc mà không thống nhất thì báo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định. Trường hợp Chánh Văn phòng đi công tác vắng mà công việc cần được giải quyết lại vượt phạm vi quyền hạn Phó Văn phòng được ủy nhiệm thì trao đổi với Chánh Văn phòng thông qua các phương tiện thông tin.
3. Theo dõi, chỉ đạo, đôn đốc các phòng, đơn vị (trong phạm vi được phân công) tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao, trong đó có việc chỉ đạo tổ chức thực hiện các nội dung kết luận hoặc ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch sau các buổi họp, làm việc và các văn bản được Chủ tịch phân công cho Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực hoặc Chánh Văn phòng ký ban hành.
Chương III
PHẠM VI TRÁCH NHIỆM VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA CÁC PHÒNG, ĐƠN VỊ
Điều 6. Trách nhiệm và chế độ làm việc của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng thuộc Khối chuyên viên nghiên cứu
1. Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý, phân công, đôn đốc công chức thực hiện nhiệm vụ được giao (Quyết định số 138/2005/QĐ-UBND ngày 24/12/2005 của UBND tỉnh) từ việc tiếp nhận, quản lý văn bản do Phòng Hành chính-Tổ chức chuyển đến; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách (sau đây gọi tắt là lãnh đạo Văn phòng) về thời gian, tính chuẩn xác và việc thực hiện các quy định hiện hành trong quá trình giải quyết công việc của phòng.
2. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực công tác của phòng, xử lý công việc và ký vào Phiếu trình giải quyết công việc (sau đây gọi tắt là Phiếu trình) do Trưởng phòng phân công; xử lý công việc của phòng khi Trưởng phòng uỷ quyền; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và Trưởng phòng trong việc thực hiện nhiệm vụ được phân công.
3. Trách nhiệm đối với công việc của Trưởng phòng (hoặc Phó Trưởng phòng được uỷ quyền):
a) Trực tiếp quản lý và phân công chuyên viên thuộc phòng thực hiện các nhiệm vụ công tác được lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng giao. Kiểm tra, ký tắt vào Phiếu trình, dự thảo văn bản trình lãnh đạo Văn phòng và Chủ tịch, Phó Chủ tịch. Tổ chức thực hiện tiếp nhận, xử lý văn bản đúng thời gian quy định;
b) Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động của ngành, lĩnh vực hoặc địa phương được phân công theo dõi về thực hiện nhiệm vụ công tác, chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo qui định, chấp hành các quyết định của cấp trên;
c) Theo dõi, đôn đốc các sở, ngành, địa phương xây dựng đề án, thực hiện các nội dung công việc đã ghi trong chương trình công tác của UBND tỉnh đúng quy trình thủ tục và thời gian quy định;
d) Thông qua việc theo dõi hoặc qua đề nghị của sở, ngành, địa phương phát hiện và đề xuất kịp thời biện pháp xử lý những tồn tại, vướng mắc, những vấn đề mới nảy sinh; chủ động đề xuất, kiến nghị nhanh chóng, chính xác và kịp thời những vấn đề liên quan đến lĩnh vực ngành, địa phương được theo dõi, tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành kế hoạch, nhiệm vụ đề ra;
đ) Phân công chuyên viên giúp Phó Chủ tịch xây dựng lịch làm việc hàng tuần, xử lý tài liệu và một số nội dung khác theo yêu cầu của Phó Chủ tịch khi cần thiết.
Điều 7. Trách nhiệm và chế độ làm việc của chuyên viên
1. Chuyên viên nghiên cứu làm việc theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng đối với các công việc được giao và phải thực hiện đúng Quy chế làm việc của UBND tỉnh, Quy chế làm việc của Văn phòng; được làm việc trực tiếp với Chánh, Phó Văn phòng; Chủ tịch, các Phó Chủ tịch khi có yêu cầu.
2. Phạm vi giải quyết công việc bao gồm:
a) Về nguyên tắc chuyên viên làm việc phải thông qua ý kiến của Trưởng phòng trước khi làm việc trực tiếp với lãnh đạo Văn phòng. Khi có yêu cầu, chuyên viên được làm việc trực tiếp với lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo các sở, ngành, địa phương. Sau khi làm việc, báo cáo kết quả công việc với Trưởng phòng, lãnh đạo Văn phòng;
b) Khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch giải quyết công việc bằng ‘‘Phiếu trình’’ hoặc đưa lên mạng tin học nội bộ, phải thể hiện rõ ý kiến của: sở, ngành, chủ đề án, lãnh đạo Văn phòng, ý kiến của các phòng liên quan phối hợp và các văn bản liên quan kèm theo;
c) Chuyên viên thực hiện việc soạn thảo văn bản, trao đổi thông tin, tiếp nhận thông tin từ Trưởng phòng, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo UBND tỉnh bằng văn bản hoặc thông qua mạng tin học Văn phòng; thực hiện xử lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành đúng quy định.
Điều 8. Nhiệm vụ của chuyên viên giúp việc Chủ tịch UBND tỉnh
1. Công chức được Chánh Văn phòng phân công giúp việc Chủ tịch trực tiếp nhận nhiệm vụ từ Chủ tịch và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về công việc được Chủ tịch giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về thực hiện chức trách của chức danh đảm nhận ở Văn phòng.
2. Chịu trách nhiệm xây dựng chương trình công tác, lịch tuần và giúp việc tổ chức, sắp xếp công việc theo lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch; thực hiện truyền đạt thông tin từ Chủ tịch đến các tổ chức, đơn vị, cá nhân và báo cáo thông tin cho Chủ tịch. Khi thực hiện truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch về nội dung công việc đối với sở, ngành, địa phương, chuyên viên giúp việc Chủ tịch có thể truyền đạt đến thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm xử lý (nếu cần gấp), sau đó báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng để theo dõi và chỉ đạo các bộ phận có liên quan xử lý tiếp theo (nếu là vấn đề đòi hỏi phải có văn bản xử lý chính thức); giúp Chủ tịch xử lý tài liệu hàng ngày, soạn thảo, chỉnh lý nội dung phát biểu của Chủ tịch trên báo, đài, các cuộc hội nghị và xử lý các nội dung giúp Chủ tịch mà không thuộc nhiệm vụ của các phòng.
3. Dự họp giao ban hàng tuần của Văn phòng và giao ban của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
Điều 9. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện các công việc sau
1. Tiếp nhận, đăng ký, chuyển văn bản đến cho các phòng, đơn vị, cá nhân một ngày hai lần vào buổi sáng và cuối giờ buổi chiều (trừ văn bản hoả tốc); ký thừa lệnh Chánh Văn phòng vào Phiếu chuyển trả văn bản đối với những văn bản chưa đúng theo Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2006 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và Quyết định 3051/QĐ-UBND ngày 21/10/2006 của UBND tỉnh.
2. Hàng tuần thống kê việc xử lý văn bản đến để báo cáo Chánh Văn phòng theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo.
3. Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác với Văn phòng, UBND tỉnh.
4. Xây dựng chương trình công tác, báo cáo 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, năm của Văn phòng; phối hợp với Chủ tịch Công đoàn chuẩn bị nội dung tổ chức Hội nghị công chức, viên chức.
5. Tham mưu, đề xuất về công tác tổ chức, cán bộ của Văn phòng; quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; theo dõi công tác đào tạo, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, thi đua - khen thưởng ...
6. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Điều 10. Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sau
1. Đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện đi lại phục vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch và lãnh đạo Văn phòng; lo ăn nghỉ cho khách về dự họp, làm việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch và lãnh đạo Văn phòng.
2. Phối hợp với Cảnh sát bảo vệ, xây dựng phương án, kế hoạch và biện pháp cụ thể bảo vệ an toàn trụ sở làm việc; tổ chức quản lý lực lượng bảo vệ cơ quan; xây dựng phương án, kế hoạch và biện pháp phòng cháy chữa cháy-Thường trực phòng cháy chữa cháy cơ quan.
3. Quản lý, duy trì, nâng cấp vườn hoa, cây xanh trong cơ quan.
4. Phối hợp với Sở Tài chính lập dự toán, phân bổ và quyết toán ngân sách hàng năm.
5. Kiểm tra việc chấp hành dự toán, tình hình và kết quả sử dụng kinh phí vật tư tài sản nhà nước, hướng dẫn và kiểm tra việc chấp hành chính sách, chế độ tài chính, tình hình quản lý vật tư tài sản, tiền vốn nhà nước tại các đơn vị sự nghiệp bảo đảm sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
6. Tổng hợp và gửi báo cáo về tình hình thực hiện và kết quả sử dụng ngân sách, quản lý vốn ngân sách và tài sản nhà nước theo chế độ quy định.
7. Xây dựng báo cáo công khai tài chính theo định kỳ.
8. Giám sát, quản lý, thẩm định mua sắm tài sản, hàng hoá, vật tư.
9. Thực hiện những nhiệm vụ khác Chánh Văn phòng giao.
Điều 11. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tiếp dân
1. Làm đầu mối tổ chức việc phối hợp, liên hệ giữa các cơ quan, đơn vị để thực hiện việc tiếp công dân tại trụ sở làm việc; tổ chức chặt chẽ, chu đáo các buổi tiếp dân định kỳ của lãnh đạo tỉnh. Tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định.
2. Chịu sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng; trong một số trường hợp cụ thể trực tiếp nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh. Tổng hợp, báo cáo tình hình tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân định kỳ theo quy định. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Quyết định thành lập của UBND tỉnh.
Điều 12. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị sự nghiệp
Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại các Quyết định của UBND tỉnh đối với đơn vị và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi Chánh Văn phòng yêu cầu.
Điều 13. Cơ quan Đại diện UBND tỉnh tại Hà Nội
1. Là đầu mối tổ chức thông tin giữa UBND tỉnh với Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương và các địa phương. Liên hệ với các đơn vị liên quan để tổ chức các cuộc làm việc của UBND tỉnh, thông tin về cho UBND tỉnh và Văn phòng những thông tin cần thiết.
2. Cơ quan Đại diện UBND tỉnh tại Hà Nội là đầu mối trực thuộc UBND tỉnh, giao Văn phòng quản lý; có trách nhiệm đảm bảo về cơ sở vật chất cho lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng công tác tại Hà Nội; biên chế thuộc Văn phòng và chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng; đồng thời trực tiếp nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó Chủ tịch về công việc được giao.
Điều 14. Mối quan hệ giải quyết công việc liên quan giữa các phòng, đơn vị
1. Khi thực hiện công việc có liên quan đến nhiệm vụ nhiều phòng, Trưởng phòng được phân công chủ động phối hợp, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan đến nhiều phòng. Phòng liên quan được hỏi ý kiến phải thể hiện ý kiến của mình bằng Phiếu phối hợp giải quyết công việc (sau đây gọi tắt là Phiếu phối hợp) hoặc ký vào Phiếu trình trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được nội dung phối hợp. Trường hợp cần thời gian nghiên cứu thêm thì phải báo cáo Chánh Văn phòng. Nếu để chậm trễ, ảnh hưởng đến công việc thì phải chịu trách nhiệm về sự chậm trễ đó.
2. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao giữa các phòng, các đơn vị trực thuộc Văn phòng để đạt hiệu quả cao.
Chương IV
PHẠM VI TRÁCH NHIỆM VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC
TRÊN CÁC MẶT CÔNG TÁC CỤ THỂ
Điều l5. Xây dựng chương trình công tác của UBND tỉnh
1. Trong phạm vi lĩnh vực được phân công, các phòng, các đơn vị xây dựng chương trình công tác năm, quý, tháng của UBND tỉnh, chương trình công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch theo đúng thời gian quy định tại Điều 12 Quy chế làm việc UBND tỉnh. Phòng Kế hoạch - Tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp, đôn đốc dự thảo chương trình công tác. Nếu vấn đề đưa vào chương trình có ý kiến khác nhau, qua trao đổi giữa Phòng Kế hoạch - Tổng hợp và các phòng, đơn vị liên quan chưa thống nhất thì báo cáo Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng trình Chủ tịch và UBND tỉnh phê duyệt chương trình công tác. Căn cứ chương trình công tác UBND tỉnh được phê duyệt, lãnh đạo Văn phòng, các phòng, các đơn vị tham mưu UBND tỉnh tổ chức triển khai thực hiện.
2. Trưởng phòng Kế hoạch - Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng trong việc phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh để xây dựng chương trình công tác của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
Điều 16. Thụ lý, xử lý hồ sơ trình và thông báo kết quả của các cơ quan chuyên môn trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch, UBND tỉnh
1. Chuyên viên được phân công theo dõi lĩnh vực chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Văn phòng phụ trách trong việc chuẩn bị hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch thuộc lĩnh vực mình theo dõi đúng quy trình, thủ tục, cơ sở pháp lý và thời gian theo quy định. Có trách nhiệm đôn đốc cơ quan chủ đề án chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu về trình tự, thủ tục, nội dung chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
2. Trong trường hợp hồ sơ, văn bản “hoả tốc”, sau khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng được chuyển ngay cho chuyên viên để xử lý trong thời gian sớm nhất.
3. Trong trường hợp bình thường, sau khi nhận được hồ sơ của các cơ quan chuyên môn trình, chuyên viên theo dõi lĩnh vực có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ về thủ tục, thể thức, hình thức văn bản và thẩm định về nội dung, tính thống nhất, hợp pháp của văn bản theo hướng sau:
a) Nếu hồ sơ trình không đúng quy trình thủ tục quy định thì trong thời gian 01 ngày làm việc chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến Trưởng phòng và lập phiếu trình báo cáo lãnh đạo Văn phòng, chậm nhất 01 ngày làm việc tiếp theo có ‘‘Phiếu báo’’ yêu cầu thủ trưởng cơ quan trình bổ sung đủ hồ sơ theo quy định;
b) Chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, đúng quy trình thủ tục, cơ sở pháp lý, chuyên viên theo dõi phải hoàn thành công việc thẩm tra, xin ý kiến Trưởng phòng và lập Phiếu trình nêu rõ cơ sở pháp lý, hướng giải quyết cùng toàn bộ hồ sơ liên quan trình lãnh đạo Văn phòng; chậm nhất 02 ngày làm việc tiếp theo, lãnh đạo Văn phòng trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch;
c) Đối với vấn đề chưa thống nhất được với cơ quan soạn thảo, chuyên viên theo dõi xin ý kiến Trưởng phòng và báo cáo lãnh đạo Văn phòng trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ; nếu cần thiết, Chánh Văn phòng chủ trì tổ chức họp với cơ quan soạn thảo và các cơ quan liên quan để thảo luận đi đến thống nhất. Trường hợp vẫn chưa thống nhất, được bảo lưu ý kiến và trình bày rõ trong Phiếu trình, trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch quyết định.
4. Trong 01 ngày làm việc, kể từ khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch về đề án, văn bản dự thảo, chuyên viên theo dõi phải báo cáo Chánh Văn phòng; trong thời hạn 01 ngày làm việc tiếp theo, Chánh Văn phòng thông báo cho thủ trưởng cơ quan trình.
5. Dự thảo văn bản được UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch thông qua, trong vòng 02 ngày làm việc, chuyên viên theo dõi phối hợp với cơ quan trình hoàn chỉnh các nội dung cần thiết; trong thời gian 01 ngày làm việc tiếp theo, chuyên viên theo dõi phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng để trình Chủ tịch ký ban hành.
Điều 17. Hồ sơ trình, Phiếu trình giải quyết công việc
1. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch giải quyết công việc phải đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 25 của Quy chế làm việc UBND tỉnh. Trong trường hợp đặc biệt, những vấn đề phức tạp thì xin chủ trương của lãnh đạo UBND tỉnh thông qua Phiếu trình, sau đó mới soạn dự thảo văn bản.
2. Chuyên viên theo dõi phải lập Phiếu trình và dự thảo văn bản đối với công việc do mình xử lý, trong Phiếu trình phải ghi rõ nội dung trình, tên cơ quan trình, tóm tắt nội dung, cơ sở pháp lý của vấn đề trình, ý kiến của cơ quan liên quan về vấn đề trình, ý kiến đề xuất của Trưởng phòng, chuyên viên theo dõi và ký tắt vào Phiếu trình. Lãnh đạo Văn phòng có ý kiến và ký tắt vào Phiếu trình. Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều phòng phải có Phiếu phối hợp thể hiện ý kiến tham gia và chữ ký của Trưởng phòng phối hợp.
3. Các dự thảo văn bản sau khi đã chỉnh lý, nếu nội dung có những điểm thuộc thẩm quyền của Chủ tịch hoặc để tạo sự nhất trí cao trong lãnh đạo UBND tỉnh thì lãnh đạo Văn phòng đề nghị Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực xin ý kiến Chủ tịch.
4. Chuyên viên soạn thảo văn bản xin ý kiến của Trưởng phòng và lãnh đạo Văn phòng duyệt bản thảo trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch. Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký, chuyên viên theo dõi phải kiểm tra, rà soát văn bản trước khi chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành.
5. Văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký phải đúng theo Thông tư 55/TT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ và Quyết định 3051/QĐ-UBND của UBND tỉnh.
6. Hồ sơ trình thuộc thẩm quyền giải quyết của Chánh Văn phòng có Phiếu trình, dự thảo văn bản, Phiếu phối hợp (nếu vấn đề liên quan đến nhiều phòng) và các tài liệu liên quan; trên Phiếu trình có ý kiến và chữ ký tắt của Trưởng phòng phụ trách, ý kiến của các phòng có liên quan (nếu có).
Điều 18. Chuẩn bị và phục vụ phiên họp UBND tỉnh và các cuộc họp, làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch
1. Đối với các phiên họp UBND tỉnh thường kỳ: Phòng Kế hoạch - Tổng hợp là đầu mối chuẩn bị về nội dung, chương trình, giấy mời họp, ghi biên bản họp, dự thảo thông báo hoặc các văn bản cần thiết. Phòng Quản trị - Tài vụ chuẩn bị các điều kiện phục vụ.
2. Chậm nhất 07 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng trình Chủ tịch quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên UBND tỉnh về quyết định của Chủ tịch về các vấn đề trên.
3. Đối với các cuộc họp UBND tỉnh bất thường hoặc cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch về những nội dung chuyên đề, chuyên ngành, lĩnh vực: các phòng được phân công chuẩn bị nội dung, chương trình, giấy mời họp, ghi biên bản họp và dự thảo thông báo kết luận hoặc các văn bản chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch tại phiên họp.
Điều 19. Thủ tục công bố văn bản của Chủ tịch, UBND tỉnh
1. Chánh Văn phòng tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đến các ngành, các cấp, các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan; tổ chức việc gửi văn bản trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh; quản lý thống nhất và tổ chức việc đăng Công báo địa phương.
2. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thực hiện đúng quy định hiện hành.
Điều 20. Theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện chương trình công tác và các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
1. Trưởng các phòng có trách nhiệm tổ chức theo dõi, kiểm tra, thống kê việc thực hiện các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đối với các cơ quan chuyên môn, UBND cấp huyện và tổ chức, cá nhân tại địa phương thuộc lĩnh vực phòng phụ trách, kết quả kiểm tra bằng văn bản phải được gửi về Phòng Kế hoạch - Tổng hợp và báo cáo lãnh đạo Văn phòng kết quả kiểm tra. Phòng Kế hoạch - Tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp chung kết quả kiểm tra trình Chánh Văn phòng vào ngày 20 hàng tháng để báo cáo UBND tỉnh tại phiên họp UBND tỉnh thường kỳ hàng tháng.
2. Chuyên viên theo dõi chủ động nắm tình hình, phát hiện, đề xuất, kiến nghị biện pháp xử lý các vấn đề được phân công theo dõi để uốn nắn những lệch lạc và bổ sung, sửa đổi cho phù hợp.
3. Văn bản thuộc lĩnh vực phòng nào theo dõi thì phòng đó có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thực hiện, giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch đôn đốc, kiểm tra các sở, ngành, địa phương thực hiện các văn bản của Chủ tịch, của UBND tỉnh.
4. Chánh Văn phòng kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, UBND cấp huyện trong việc thực hiện quyết định, chỉ thị, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, UBND tỉnh trong lĩnh vực thanh tra, tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo; tổ chức tiếp nhận, phân loại đơn thư kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của công dân gửi Chủ tịch; trả lời cho các đương sự có đơn, thư khiếu nại, tố cáo khi được Chủ tịch ủy quyền.
Điều 21. Công tác thông tin, báo cáo
1. Phòng Kế hoạch - Tổng hợp là đầu mối phối hợp với các phòng chuyên môn theo dõi lĩnh vực xây dựng chương trình công tác, báo cáo hoạt động của UBND tỉnh hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc báo cáo đột xuất; báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tổng hợp tình hình thực hiện các quyết định và các văn bản giao nhiệm vụ giải quyết công việc của Chủ tịch, UBND tỉnh.
2. Các phòng xây dựng chương trình công tác và báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm); các báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề (nếu có) và báo cáo tình hình thực hiện các quyết định và công văn giao nhiệm vụ giải quyết công việc của UBND tỉnh trong lĩnh vực mình phụ trách gửi Phòng Kế hoạch - Tổng hợp, thời gian gửi báo cáo được quy định như sau:
a) Báo cáo năm, chương trình công tác năm sau gửi chậm nhất vào ngày 15 tháng 11 của năm trước;
b) Báo cáo hàng tháng, quý; chương trình công tác hàng tháng, quý sau gửi chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng và của tháng cuối quý báo cáo;
c) Báo cáo tuần gửi chậm nhất vào sáng thứ 5 hàng tuần; lịch công tác tuần sau gửi chậm nhất vào sáng thứ 2 tuần trước;
d) Báo cáo tình hình thực hiện các quyết định và các văn bản giao nhiệm vụ giải quyết công việc của Chủ tịch, UBND tỉnh trong lĩnh vực do phòng phụ trách vào sáng thứ 5 hàng tuần, Phòng Kế hoạch - Tổng hợp làm báo cáo chung gửi Chánh Văn phòng trong ngày thứ 6 để báo cáo trong buổi giao ban hàng tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch;
đ) Việc gửi chương trình công tác, báo cáo định kỳ của các phòng sẽ đưa vào tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm của Văn phòng.
3. Phòng Văn hoá - Xã hội là đầu mối tổng hợp thông tin chung để phục vụ họp báo của UBND tỉnh hoặc thông tin cho báo chí, các phòng theo dõi ngành, lĩnh vực có trách nhiệm cung cấp thông tin cho Phòng Văn hoá - Xã hội.
Điều 22. Ứng dụng tin học vào công tác của Văn phòng
1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng có trách nhiệm sử dụng, khai thác hiệu quả trang thiết bị, các chương trình ứng dụng dùng chung trên mạng tin học nội bộ Văn phòng, mạng tin học diện rộng của tỉnh để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến chức trách, nhiệm vụ của mình, thực hiện trao đổi, tiếp nhận thông tin qua hệ thống Web, mail.
2. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng thực hiện đúng các quy định trong quá trình khai thác, sử dụng thông tin trên mạng tin học nội bộ Văn phòng và mạng diện rộng của tỉnh; không ngừng học tập, nâng cao khả năng sử dụng máy tính và mạng máy tính đáp ứng yêu cầu hoạt động của Văn phòng.
3. Việc công bố các văn bản của Chủ tịch, UBND tỉnh, Văn phòng lên mạng tin học diện rộng của tỉnh, mạng tin học nội bộ của Văn phòng thực hiện theo thẩm quyền quy định.
Điều 23. Chế độ họp, giải quyết công việc tập thể tại Văn phòng
1. Sáng thứ hai hàng tuần Chánh, Phó Văn phòng, Trưởng các phòng chuyên môn dự họp giao ban Chủ tịch, Phó Chủ tịch.
2. Sáng thứ năm hàng tuần họp giao ban Văn phòng (lãnh đạo Văn phòng với Trưởng các phòng, đơn vị) do Chánh Văn phòng chủ trì để giải quyết công việc thường xuyên tại Văn phòng; Phó Văn phòng không dự họp do bận công việc phải báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, đơn vị bận công việc không tham dự họp phải báo cáo hoặc xin phép Chánh Văn phòng và cử cấp Phó đi thay.
3. Sáng thứ năm tuần cuối trong tháng, sau họp giao ban, lãnh đạo Văn phòng họp để điểm lại công tác trong tháng và triển khai nhiệm vụ công tác của tháng tới. Chánh Văn phòng quyết định họp đột xuất khi cần giải quyết công việc khẩn, quan trọng.
4. Từ ngày 15 tháng 12 hàng năm, các phòng, đơn vị tổ chức họp để kiểm điểm, đánh giá cán bộ, công chức và gửi hồ sơ, kết quả về Phòng Hành chính -Tổ chức trước ngày 31 tháng 12.
Điều 24. Chế độ báo cáo xin nghỉ hoặc xin phép ra bên ngoài cơ quan trong giờ làm việc
1. Phó Văn phòng, Trưởng phòng, đơn vị nghỉ phải báo cáo hoặc xin phép Chánh Văn phòng.
2. Cán bộ, công chức cần ra ngoài cơ quan hoặc nghỉ không quá 01 buổi xin phép Trưởng phòng, từ 01 ngày trở lên xin phép lãnh đạo Văn phòng phụ trách; viên chức các đơn vị sự nghiệp nghỉ phải xin phép thủ trưởng đơn vị.
3. Cán bộ, công chức đi ngoài tỉnh để giải quyết công việc chung hoặc riêng trong giờ làm việc phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng.
4. Cán bộ, công chức khi có yêu cầu nghỉ phép được Chánh Văn phòng giải quyết theo quy định hiện hành.
Điều 25. Mối quan hệ với Đảng, Đoàn thể
1. Trong quá trình công tác, Chánh Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ với Đảng uỷ và các tổ chức Đoàn thể (Công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội Cựu chiến binh) trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
2. Chánh Văn phòng tạo điều kiện để các Đoàn thể vận động các thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành các chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước, tham gia xây dựng các phong trào văn nghệ, thể dục - thể thao, xây dựng cơ quan văn hoá, giám sát các hoạt động của cơ quan về tình hình thực hiện chương trình công tác, Quy chế dân chủ, Quy chế làm việc của cơ quan.
Điều 26. Phòng chống tham nhũng, lãng phí; thực hiện tiết kiệm, nếp sống văn minh trong hoạt động của Văn phòng
1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng gương mẫu trong công tác phòng chống: tham nhũng, sách nhiễu, tham ô, hối lộ, lãng phí; phải nêu cao tinh thần trách nhiệm và thái độ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; tận tụy với công việc, phục vụ chu đáo đối với các tổ chức, công dân.
2. Xây dựng định mức chi tiêu theo quy định của Bộ Tài chính, tổ chức khoán biên chế nhằm tiết kiệm ngân sách cho nhà nước.
3. Tổ chức trao đổi thông tin trên mạng tin học nội bộ Văn phòng, khai thác hông tin trên mạng tin học diện rộng của tỉnh, Chính phủ để từng bước giảm phát hành văn bản trên giấy.
4. Cán bộ, công chức, viên chức nêu cao ý thức quản lý, bảo vệ phương tiện, trang thiết bị làm việc, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong sử dụng vật tư, thiết bị, văn phòng phẩm; nếu làm hư hỏng, mất mát phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do mình gây ra.
5. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng thực hiện nếp sống văn minh nơi công sở; không hút thuốc lá trong phòng làm việc, không uống rượu, bia và chất kích thích khác trong giờ làm việc; nói chuyện, trao đổi nhỏ nhẹ không làm ảnh hưởng đến người xung quanh.
Chương V
TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
Điều 27. Tiếp nhận văn bản đến
1. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến Chủ tịch, Phó Chủ tịch, UBND tỉnh, Văn phòng, Chánh, Phó Văn phòng UBND tỉnh; kiểm tra, phân loại, bóc bì, đăng ký văn bản đến và xử lý như sau:
a) Văn bản gửi vượt cấp hoặc không đúng theo Thông tư 55/TT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ và Quyết định 3051/QĐ-UBND của UBND tỉnh thì trả lại cho cơ quan gửi kèm theo ‘‘Phiếu gửi lại văn bản’’;
b) Văn bản đủ điều kiện xử lý, Văn thư đóng dấu văn bản đến, đăng ký và chuyển Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức phân cho các đơn vị, cá nhân xử lý trong ngày;
c) Văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch nhận trực tiếp và có ý kiến xử lý đều chuyển đến văn thư để đăng ký và chuyển đến đơn vị, cá nhân được phân công xử lý.
2. Đơn thư khiếu nại, tố cáo chuyển Phòng Tiếp dân xử lý.
Điều 28. Chuyển giao văn bản đến
Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm chuyển giao các loại văn bản đến cho cá nhân, đơn vị xử lý theo quy định như sau:
1. Văn bản có nội dung, yêu cầu giải quyết khẩn, hỏa tốc trình ngay lãnh đạo Văn phòng, sau khi có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng, chuyển cho các đơn vị, các phòng hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý.
2. Những bì công văn gửi cho cá nhân thì không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người nhận.
3. Điện mật được xử lý theo quy định hiện hành.
4. Những văn bản chuyển không đúng địa chỉ, Trưởng các phòng, các đơn vị có trách nhiệm chuyển lại ngay trong buổi làm việc cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để phân lại đúng địa chỉ xử lý, không chuyển trực tiếp từ bộ phận này sang bộ phận khác.
Điều 29. Phát hành văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của Chủ tịch, UBND tỉnh, Văn phòng.
2. Phòng chuyên môn chuyển 01 bản ký mực và bản dự thảo (riêng quyết định đi nước ngoài 02 bản) để Phòng Hành chính - Tổ chức đăng ký số, ngày, tháng của văn bản; nhân bản và phát hành đúng số lượng theo nơi nhận (trường hợp khác phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng).
3. Việc phát hành và cập nhật văn bản phát hành được thực hiện trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo (trừ văn bản hoả tốc).
4. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài Văn phòng được thực hiện bằng đường bưu điện. Trong trường hợp khẩn, hỏa tốc và các trường hợp khác, có ý kiến của Chánh Văn phòng, Phòng Hành chính - Tổ chức giao trực tiếp đến cơ quan, người nhận hoặc chuyển cho nơi nhận bằng Fax, qua mạng tin học.
5. Đối với các văn bản: chương trình công tác của UBND tỉnh, lịch công tác hàng tuần, thông báo kết luận giao ban, kết luận cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, báo cáo kết quả công tác tuần, tháng, quý, năm, thông báo mời họp; các phòng, đơn vị, cá nhân cập nhật thông tin trên mạng tin học nội bộ Văn phòng (thực hiện theo Công văn 622/VP-CNTT ngày 07/9/2006 của Văn phòng).
Điều 30. Quản lý văn bản, tài liệu
1. Phòng Hành chính - Tổ chức lưu 01 bản chính (chữ ký mực) đối với tất cả các loại văn bản của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Văn phòng UBND tỉnh ban hành; riêng đối với văn bản qui phạm pháp luật của UBND tỉnh lưu 02 bản chính. Cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản lưu bản gốc, 01 bản chính để lập hồ sơ hiện hành.
2. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng có trách nhiệm quản lý và giữ gìn văn bản, hồ sơ, tài liệu; những đợt nghỉ lễ, Tết phải niêm phong tủ đựng hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc.
3. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng thực hiện chế độ bảo vệ các loại hồ sơ, tài liệu theo quy định của nhà nước, không được tự cung cấp những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của Văn phòng, UBND tỉnh và các văn bản có bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; việc cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu ra ngoài cơ quan phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng.
4. Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng, cán bộ, công chức Văn phòng phải nộp hồ sơ hiện hành, tài liệu của năm trước vào Trung tâm Lưu trữ trước ngày 30 tháng 6 năm kế tiếp (Quyết định 637/QĐ-VP ngày 22/9/2004).
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 31. Cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao phải thực hiện đúng Quy chế làm việc của Văn phòng, Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
Điều 32. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức Văn phòng thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh những vấn đề cần bổ sung, sửa đổi, phản ánh về Phòng Hành chính - Tổ chức để tổng hợp, đề xuất trình Chánh Văn phòng xem xét, quyết định./.
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Đã ký)
Nguyễn Xuân Thủy
|
