- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp):                                                                               

     UBND TỈNH QUẢNG NGÃI                          UBND HUYỆN BÌNH SƠN                      

            SỞ TÀI CHÍNH                                        PHÒNG GIÁO DỤC     

            3. Số, ký hiệu của văn bản

            a) Thể thức

            a.1) Số của văn bản: 

            - Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản được ban hành; các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản theo từng loại văn bản, từng nhóm hay tất cả. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;

- Số của văn bản quy phạm pháp luật gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005;

            a.2) Ký hiệu của văn bản:

- Ký hiệu của văn bản (trừ công văn) bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục IV) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

            - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và tên đơn vị soạn thảo công văn đó;

            Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Ví dụ:

Nghị quyết (quy phạm pháp luật) của Hội đồng nhân dân: Số: 20/2005/NQ-HĐND;

Quyết định (quy phạm pháp luật) của Uỷ ban nhân dân: Số: 20/2005/QĐ-UBND;

Chỉ thị (quy phạm pháp luật) của Uỷ ban nhân dân: Số: 25/2005/CT-UBND.

Quyết định (cá biệt) của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân: Số: 30/QĐ-UBND;

Chỉ thị (cá biệt) của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân: Số: 35/CT-UBND;

Báo cáo của Sở Công nghiệp: Số: 10/BC-SCN;

            Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh do chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực nội chính soạn thảo: Số: 100/UBND-NC;

            Công văn của Sở Tài chính do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: 50/STC-VP.

            b) Kỹ thuật trình bày

             Từ "Số" trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm (:); giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/) không cách chữ; giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

            4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a) Thể thức

            a.1) Địa danh ghi trên văn bản:

            Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính  đó, cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh là tên của thành phố hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh và các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Quảng Ngãi): Quảng Ngãi;

Văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc thuộc các Sở, Ban, ngành của tỉnh (trong trường hợp có trụ sở tại huyện Bình Sơn): Bình Sơn;  

- Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện đó, ví dụ:

Văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Ba Tơ và các Phòng, Ban thuộc huyện Ba Tơ: Ba Tơ;

- Địa danh ghi trên văn bản của Uỷ ban nhân dân và các tổ chức cấp xã là tên của xã đó, ví dụ:

Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Trần Hưng Đạo (thành phố Quảng Ngãi): Phường Trần Hưng Đạo;

Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Nghĩa Kỳ (huyện Tư Nghĩa): Nghĩa Kỳ.

            a.2) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

            Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân là ngày văn bản được Hội đồng nhân dân biểu quyết thông qua; các loại văn bản khác là ngày văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm ... ; các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những chỉ số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

            b) Kỹ thuật trình bày

            Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy (,).

            5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

            a) Thể thức

            Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản phải ghi chính xác tên loại văn bản, trừ công văn.

            Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

            b) Kỹ thuật trình bày

            - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung các loại văn bản có ghi tên loại trình bày như sau: Tên loại văn bản bằng chữ in hoa, đặt canh giữa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: 

QUYẾT  ĐỊNH

Ban hành Quy chế làm việc và mối quan hệ công tác

của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi

            - Trích yếu nội dung văn bản không tên loại được ghi dưới số và ký hiệu của văn bản, trình bày bằng kiểu chữ in thường, cỡ chữ  từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đặt sau chữ viết tắt "V/v" (về việc), ví dụ:

UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH QUẢNG NGÃI

Số: 135/UBND-TH

V/v báo cáo thực hiện

kế hoạch năm 2002

            6. Nội dung văn bản

a) Thể thức

a.1) Nội dung văn bản:

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

Nội dung văn bản phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;

- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương, từ cổ, từ không thông dụng và từ ngữ nước ngoài nếu thực sự không cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

                        - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong một văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Việc viết chữ hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

a.2) Bố cục của văn bản:

            Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Cụ thể như sau:

            - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

            - Chỉ thị: theo khoản, điểm.

            - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.

            b) Kỹ thuật trình bày

            b.1) Phần nội dung văn bản:

            - Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng thụt lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragaph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên;

            - Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,);

            - Kết thúc nội dung văn bản là dấu chấm hết (./.).

            b.2) Bố cục văn bản:

            Trường hợp nội dung văn bản được phân chia theo chương, mục, điều, khoản, điểm:

         - Chương: từ "Chương" và số thứ tự của chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của chương dùng chữ số La Mã: I, II, III, ... . Tiêu đề của chương được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; 

          - Mục: từ "Mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... . Tiêu đề của mục được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

                     - Điều: từ "Điều", số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... ; sau số thứ tự là dấu chấm (.);

- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... , tiếp theo là dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng;

             - Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c, ... ; sau đó có dấu đóng ngoặc đơn ( ) ), bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng.

           Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ:

          - Phần (nếu có): từ "Phần" và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã: I, II, III, ... . Tiêu đề của phần được đặt dòng dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; 

         - Mục: số thứ tự của mục dùng chữ số La Mã: I, II, III, ... ; sau có dấu  chấm (.); tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

        - Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng dùng chữ số Ả-rập: 1, 2, 3, ... ; sau đó là dấu chấm (.); số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng, đậm;

        - Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c, ... ; bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ phần lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn ( ) ),

            7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a) Thể thức

a.1) Quyền hạn của người ký:

Các cơ quan, tổ chức phải quy định cụ thể quyền hạn ký văn bản của cơ quan, tổ chức mình. Thể thức về quyền hạn ký một số văn bản như sau:

            - Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và biên bản các phiên họp của Hội đồng nhân dân do Chủ tịch Hội đồng nhân dân ký chứng thực, ví dụ:

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của HĐND)

Nguyễn Văn A

- Văn bản thuộc thẩm quyền tập thể của Uỷ ban nhân dân, văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban nhân dân do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thay mặt tập thể Uỷ ban nhân dân ký ban hành. Khi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào trước cụm từ Uỷ ban nhân dân, ví dụ:

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của UBND)

Nguyễn Văn A

- Văn bản thuộc quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ban hành thì ghi như sau, ví dụ:

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của HĐND hoặc UBND)

Nguyễn Văn A

            - Văn bản của Hội đồng nhân dân thuộc thẩm quyền phê duyệt, thông qua của Thường trực Hội đồng nhân dân do Chủ tịch Hội đồng nhân dân hoặc người được Chủ tịch Hội đồng nhân dân uỷ quyền thay mặt Thường trực Hội đồng nhân dân ký ban hành. Khi người có thẩm quyền ký thay mặt phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước cụm từ Thường trực Hội đồng nhân dân. Cụm từ Thường trực Hội đồng nhân dân có thể ghi tắt là Thường trực HĐND, ví dụ:

            TM. THƯỜNG TRỰC HĐND                                             TM. THƯỜNG TRỰC HĐND

                       CHỦ TỊCH                                                                        KT. CHỦ TỊCH

                                                                                                              PHÓ CHỦ TỊCH

           (Chữ ký, dấu của HĐND)                                                         (Chữ ký, dấu của HĐND)

      Nguyễn Văn A                                                                      Nguyễn Văn A

            - Khi cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

             KT. CHỦ TỊCH                                                                       KT. GIÁM ĐỐC

            PHÓ CHỦ TỊCH                                                                      PHÓ GIÁM ĐỐC

    (Chữ ký, dấu của UBND)                                               (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức)

            Nguyễn Văn A                                                                         Trần Văn B

            - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. Khi Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng các đơn vị ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

            TL. CHỦ TỊCH                                                                      TL. GIÁM ĐỐC

     KT.CHÁNH VĂN PHÒNG                                                        CHÁNH VĂN PHÒNG   

           PHÓ VĂN PHÒNG                     

      (Chữ ký, dấu  của UBND)                                             (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức)

            Nguyễn Văn A                                                                         Trần Văn B

            - Khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. CHÁNH VĂN  PHÒNG    

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH   

(Chữ ký, dấu  của VP.UBND tỉnh)   

            Nguyễn Văn A                 

                                                               TUQ.GIÁMĐỐC 

                                                          CHÁNH VĂN PHÒNG

                                               (Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức) 

                                                                 Trần Văn B

            a.2) Chức vụ của người ký:

            - Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Giám đốc, Chánh Văn phòng v.v..., không ghi lại tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành thì phải ghi rõ chức danh chính thức của người ký văn bản và tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

            + Văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành:

KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

(Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức)

Trần Văn B

+ Văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành (ví dụ: văn bản liên tịch của Sở Tài chính và Sở Thủy sản):

        GIÁM ĐỐC SỞ  TÀI CHÍNH                                                  GIÁM ĐỐC SỞ THỦY SẢN

      (Chữ ký, dấu của Sở Tài chính)                                           (Chữ ký, dấu của Sở Thủy sản)

                     Lê Thị C                                                                                  Võ Văn D      

            - Chức vụ ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của  các cấp hoặc của cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con  dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký văn bản ở dưới, ví dụ:

            + Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc Hội đồng tư vấn của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành mà Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng trong trường hợp Ban hoặc Hội đồng không được phép sử dụng dấu của cơ quan thì ghi như sau: